Privatsphäre und Datenschutz

Information nach DSGVO
Informationen für Geschäftspartner der VAF Fluid-Technik GmbH (VAF)
zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten

AZ: DSGVO/ 22.05.2018

0. Grundlagen
VAF verpflichtet sich, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Privatsphäre ihrer Geschäftspartner zu schützen. Ab Mai 2018 werden mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO”) neue Maßstäbe für den Datenschutz innerhalb der Europäischen Union festgesetzt.

„Geschäftspartner“ bezeichnet jede natürliche Person, mit der VAF in einer Geschäftsbeziehung steht, insbesondere Vertreter und Mitarbeiter von Kunden, Zulieferern, Dienstleistern und Wettbewerbern.

Der Zweck dieses Schreibens liegt darin, künftige und gegenwärtige Geschäftspartner in Europa über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch VAF zu informieren. Zu dieser Information ist VAF nach der DSGVO verpflichtet.

Wir verarbeiten nach wie vor ihre vorhandenen Daten. Von Ihrer Seite sind keine Maßnahmen erforderlich.

I. Zuständigkeiten und Kontaktdaten
Der Verantwortliche (Datenschutzbeauftragter) für Ihre personenbezogenen Daten ist

VAF Fluid-Technik GmbH
Herr Tino Grundmann
Gottfried-Schenker Str.12
09244 Lichtenau

II. Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, soweit dies für die Wahrung der berechtigten Interessen von VAF (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) erforderlich ist, unter anderem,

• zum Abschluss oder zur Durchführung von Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen (einschließlich zur Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen, bzw. im Zusammenhang mit Beschwerden und Reparatur-/Instandsetzungsarbeiten oder in Gewährleistungsfällen) oder zur Erstellung oder Beantwortung von Angebotsanfragen, zur Festlegung der Bedingungen des Vertragsverhältnisses und im Hinblick auf Produktentwicklungsaktivitäten, und zwar jeweils mit unseren Kunden, Zulieferern, Dienstleistern und Wettbewerbern, für die Sie ggf. als Vertreter oder Mitarbeiter tätig sind:

• um Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Unternehmens für interne Verwaltungszwecke (z. B. für die Buchhaltung) zu übermitteln;

• um die IT-Sicherheit und den IT-Betrieb sicherzustellen;

• zum Einsatz von Dienstleistern, insbesondere internen und externen IT-Dienstleistern, die unsere Geschäftsprozesse unterstützen;

• um die Gebäude- und Anlagensicherheit zu gewährleisten (dies schließt auch eine Videoüberwachung mit ein, soweit zum Schutz unserer Betriebsgelände erforderlich).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt darüber hinaus zwecks Erfüllung von Verträgen mit Einzelpersonen (natürlichen Personen), mit denen wir Geschäftsbeziehungen unterhalten, beispielsweise zur Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen, bzw. im Zusammenhang mit Beschwerden, Reparatur-/Instandsetzungsarbeiten oder in Gewährleistungsfällen, oder zur Erstellung und Beantwortung von Angebotsanfragen von Einzelpersonen, zur Festlegung der Bedingungen des Vertragsverhältnisses und im Hinblick auf Produktentwicklungsaktivitäten (Art. 6 Abs. 1 DSGVO).

Zudem unterliegt VAF verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 DSGVO), die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich machen können. Diese rechtlichen Verpflichtungen können sich beispielsweise aus steuerrechtlichen, außenhandelsrechtlichen oder sanktionsrechtlichen Vorschriften ergeben.

III. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Innerhalb des Unternehmens haben ausschließlich autorisierte Mitarbeiter von VAF mit entsprechenden Zuständigkeiten Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten.

Wir sind befugt, Dritte mit der Erbringung bestimmter Dienstleistungen, wie beispielsweise IT-Dienstleistungen zu beauftragen. Ferner setzen wir Steuerberater, Rechtsberater, Unternehmensberater, Prüfer u.ä. ein.

Diese Dritte erbringen die Dienstleistungen für uns unter unserer Aufsicht und gemäß unseren Anweisungen und können Zugang zu personenbezogenen Daten haben, soweit dies für die Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist.

Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Unternehmensinteresse an Behörden (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) und Gerichte im In- und Ausland übermitteln.

IV. Datenübermittlung
Im Falle einer wie oben beschriebenen Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte werden wir angemessene Vorkehrungen treffen, um den angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

V. verwendet Software zur Datenspeicherung
Die personenbezogenen Daten/Firmendaten werden in nachfolgender DSGVO zertifizierter Software erfasst und verwendet:

• Warenwirtschaft-und Finanzen: Lexware Professional 2018 Version 18.03

• Kundenmanager Lexware Pro 2017

VI. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie das Recht, Informationen über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie Widerspruch gegen jegliche Art der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wie unter Punkt II. dargelegt, einzulegen und Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

VII. Vertraulichkeit und Speicherung der Daten Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Umsetzung der DSGVO in Ihrem Lexware Programm

VIII. Schlussklausel
Das vorliegende Schreiben dient lediglich Ihrer Information. Sie müssen keine Maßnahmen veranlassen.

Sollten Sie Fragen, Anmerkungen oder Vorschläge zu diesem Informationsschreiben oder zu unserem Umgang mit dem Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an den o.g. Datenschutzbeauftragten.

Der Text dieser Information ist unter

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